Kategorie: Aktuelles, Globale IMOS-Module und Apps, IMOS-Module und Apps - Alle Gruppen
Veröffentlicht am: 3. August 2016

IMOS-App: Abteilungssteuerung

Überblick

Mit der IMOS-App Abteilungssteuerung wird eine Lösung angeboten, mit der Mitarbeiter und die Leitung einer Abteilung gemeinsam an Dokumenten der Abteilung, speziell dem gemeinsamen Eingang von Dokumenten und Vorgängen arbeiten können.

Dabei ist es wichtig, einerseits den Überblick zu haben über den Bearbeitungsstand aller Dokumente und Vorgänge der Abteilung und andererseits die Arbeitsverteilung steuern und ggf. kommentieren zu können. Auf diese Weise wird auch der stellvertretenden Arbeit in einer Abteilung unter Wahrung der Sicherheit von persönlichen Dokumenten und Rechten einzelner Abteilungsmitarbeiter Rechnung getragen.

Basis der Abteilungssteuerung ist das “Abteilungsportal”, in dem alle wichtigen Informationen der Abteilung übersichtlich zusammen gestellt sind. Im Abteilungsportal erfolgt die Arbeit an den Dokumenten in gleicher Weise wie im persönlichen Bereich des Benutzers. Über die Rechtesteuerung kann z. B. der Abteilungsleiter und/oder die Geschäftsleitung auf einen Blick den Bearbeitungszustand der Dokumente und Vorgänge der Abteilung erkennen und ggf. eingreifen.

Zielsetzung

Die Abteilungssteuerung sichert die effiziente und vertrauliche Zusammenarbeit in DOCUframe® innerhalb einer Abteilung.

Beschreibung

Für jede Abteilung, die mit der Abteilungssteuerung arbeitet, wird zusätzlich zu den personenbezogenen Email-Konten ein abteilungsbezogenes Email-Konto auf dem Email-Server und in DOCUframe® eingerichtet. Die Objektsicherheiten eingehender Emails des Abteilungskontos werden auf Gruppenebene eingetragen.

Die interne Kommunikation innerhalb der Abteilung ist durch die standardmäßigen DOCUframe®-Funktionen in der Abteilungssteuerung gesichert. Alle operativen Arbeiten mit den Abteilungsdokumenten erfolgen durch die Mitarbeiter der Abteilung direkt im Abteilungsportal. Für die Übersicht und Arbeitsverteilung ist bei jedem Dokument ersichtlich, welcher Bearbeiter zuständig ist und in welchem Bearbeitungsstatus sich das Dokument befindet (siehe IMOS-App “Bearbeitungsstatus).

Das Abteilungsportal enthält wie der persönliche Bereich die Ordner Eingang und Ausgang. Zusätzlich enthält das Abteilungsportal noch einen Ordner Erledigt, in den automatisch Dokumente/Vorgänge verschoben werden, die den entsprechenden Bearbeitungsstatus haben. Damit ist weiter und zur Kontrolle nachvollziehbar, was wann durch wen in welcher Art und Weise bearbeitet wurde. Dokumenteneingänge im Abteilungsportal, die sich als “persönlich” zu bearbeiten ergeben, können einfach in den persönlichen Bereich verschoben und dort bearbeitet werden. Umgekehrt können Dokumenteneingänge im “persönlichen” Bereich, die von der Abteilung zu bearbeiten sind, in das Abteilungsportal verschoben werden.

Bei neu erstellten Emails können die Abteilungsbenutzer das Absenderkonto auswählen, das heißt es kann neben dem persönlichen Absenderkonto auch die Email-Adresse der Abteilung als Absenderkonto benutzt werden.

Bewertung/Hinweise

Mit der effizienten Abteilungssteuerung werden alle Abteilungsmitarbeiter befähigt, die abteilungsrelevanten Dokumente im Überblick zu sehen und zu bearbeiten ohne zusätzliche Kommunikation für eine Verteilung der Dokumente auf die einzelnen Mitarbeiter vornehmen zu müssen. Alle Dokumente und Vorgänge der Abteilung sind transparent und auch ohne Rückfragen für die Vorgesetzten einsehbar.

Voraussetzung für eine gute Nutzung der Abteilungssteuerung ist der gleichzeitige Einsatz der IMOS-App “Bearbeitungsstatus”.

Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass neben den rein DOCUframe®-technischen Komponenten der IMOS-App Abteilungssteuerung eine Reihe von organisatorischen Gesichtspunkten abgestimmt und eingerichtet werden müssen, damit die Abläufe reibungslos funktionieren.

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