Kategorie: Aktuelles, IMOS-Module und Apps - Alle Gruppen, Kaufmännische Zusatzfunktionen
Veröffentlicht am: 2. August 2016

IMOS-App: Aufgabenmappe

Überblick

Aufgabenmappe ist eine separate Objektklasse in DOCUframe®, die für komplexere Vorgänge mit einer Reihe von Aufgaben und wechselseitigen Kommunikations- und Kollaborationsanforderungen benutzt werden kann. Die Rang- und Reihenfolge der untergeordneten Aufgaben ist dabei – im Vergleich zu einem Projektmanagement – nicht relevant.

Typische Anwendungen für Aufgabenmappen sind z. B.:

  • Meetings mit daraus entstehenden To-Do-Listen.
  • Komplexe Reiseberichte mit Anstoß und Steuerung von Aufgaben daraus.
  • Kleinere Veranstaltungen mit den entsprechenden Vorbereitungen.

Gegenüber der standardmäßigen Vorgangs-Basisklasse besitzt die Aufgabenmappe einige Erweiterungen zur Steuerung und Kontrolle aller Aktivitäten, u. a.:

  • Übersicht und Kontrolle aller Aufgaben durch den Verantwortlichen für den Gesamtvorgang durch die integrierte Aufgabenliste.
  • In jeder Aufgabe der Aufgabenmappe ist auch die Aufgabenmappe insgesamt sichtbar.
  • Verwaltung eines internen Verteilers, mit dem einerseits alle Beteiligten festgelgt werden können und die gesamte Aufgabenmappe mit Ihren Dokumenten an den Verteiler versandt weden kann.
  • Zuordnung und Erzeugung von zentralen Dokumenten mit den erweiterten Daten der Auftragsmappe. Darin können z. B. auch die Aufgaben oder der Verteiler ausgewertet werden. Dies ist u. a. für Meetings-Protokolle oder komplexe Reiseberichte von Bedeutung.

Durch Plausibilitätsprüfungen bei der Meldung/Erledigung von Aufgaben wird die korrekte Bearbeitung der Aufgabenmappe gesichert.

Zielsetzung

Pragmatische Abwicklung und Kontrolle von komplexeren Vorgängen mit Aufgabenlisten inkl. der Unterstützung der Zusammenarbeit aller beteiligten Mitarbeiter.

Beschreibung

Die Aufgabenmappe erweitert die bereits umfassende Funktionalität von Vorgängen in DOCUframe® um Daten und Zusammenhänge, die für komplexere Vorgänge erforderlich sind.

  • Aufgaben sind 2-stufig gestaffelt, das heißt, die Aufgabe des Gesamtvorgangs und die zugehörigen Unteraufgaben sind gegenseitig verknüpft. Die Verteilung und Sichtbarkeit der Aufgaben für die einzelnen Bearbeiter ist direkt auch in DOCUtoday gegeben.
  • Eine Aufgabenmappe kann sofort (über Kontextmenü) aus einem Dokument heraus gestartet werden.
  • Zentraldokumente mit Daten der gesamten Aufgabenmappe können sofort – über Vorlagen – in der Aufgabenmappe erzeugt werden. Dabei stehen in Form von speziellen “Druck-Makros” folgende Daten zur Aufbereitung zur Verfügung:
    • Adressen (Liste)
    • Ansprechpartner (Liste)
    • Aufgaben (Liste)
    • Verteiler (Liste)
  • Zur Information und Bearbeitung kann der Verteiler direkt zum Versenden der Aufgabenmappe (mit/ohne Anmerkung) verwendet werden.
  • Der Überblick über den Status aller Aufgaben ist sofort über die Aufgabenliste ersichtlich.
  • Innerhalb der Aufgaben ist es auch möglich, Aktionen in anderen Software-Systemen – je nach den entsprechenden Möglichkeiten dieser Systeme – zu starten oder zu erzeugen, die für die Erledigung der Aufgabe erforderlich sind.
  • Über die Vorgangsrückmeldungen ist es möglich, die Daten für Zeit- oder andere Auswertungen zu erfassen.
  • Beim Erledigen der Aufgabenmappe wird die Erledigung aller Aufgaben geprüft.

Die Bedienung und Handhabung entspricht ansonsten den Methoden und Techniken von DOCUframe®-Standard.

Bewertung/Hinweise

Wenn gleichzeitig die IMOS-App Checklisten aktiviert ist, dann kann die Bearbeitung von Vorgängen und Aufgaben auch durch Checklisten strukturiert und gesteuert werden.

Die IMOS-App für Aufgabenmappen ist die logische “Zwischenstufe” in der Vorgangs-/Projektabwicklung im Unternehmen zwischen einfachen Vorgängen und komplexen Projektabwicklungen. Aufgabenmappen unterstützen sowohl komplexere Einzelvorgänge wie auch periodisch oder permanent laufende Vorgangsabwicklungen.

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