Kategorie: Aktuelles, Funktionen zur Dokumentenbearbeitung, IMOS-Module und Apps - Alle Gruppen
Veröffentlicht am: 3. August 2016

IMOS-App: Belegartensteuerung

Überblick

Die Belegartensteuerung ist eine weitere Möglichkeit, beliebige Dokumente automatisiert den in DOCUframe® verfügbaren Objekten, z. B. Adressen, Ansprechpartnern, Projekten oder globalen Ordnern zugeordnet. Belegarten sind betriebswirtschaftliche Typen von Belegen, mit denen Dokumente  klassifiziert werden.

Über die Belegart eines Dokuments soll der Ordner innerhalb der Zuordnungsobjekte (z.B. Kunde, Vorgang, Artikel) klar festgelegt sein, in dem das Dokument archiviert wird. Eine Zuordnung von Belegarten kann auch in globale Ordner erfolgen. Die notwendigen Objektsicherheiten können dabei für jede einzelne Belegart ebenfalls definiert werden.

Zielsetzung

Die Zuordnung von Dokumenten zu Ordnern innerhalb der Objekte oder in globale Ordner soll durch die Belegartensteuerung einschließlich der Objektsicherheiten praktisch zu 100 % automatisch erfolgen können.

Beschreibung

Die Belegart ist eine kaufmännische/organisatorische Kategorisierung von Dokumenten, die gleichen Regeln in der Zuordnung und der Festlegung von Objektsicherheiten von Dokumenten folgen.

Beispiele:

  • Auftragsbestätigungen
  • Ausgangsrechnungen
  • Auftragsbestätigungen von Lieferanten
  • Eingangsrechnungen
  • Schriftverkehr allgemein
  • Zeichnungen von Produkten

Je Belegart wird im Schlüsselsystem die Ordnerzuordnung je möglicher Objektklasse hinterlegt.

Je Belegart erfolgt ebenfalls die Festlegung der Objektsicherheiten der Dokumente. Dies erfolgt direkt in einer Vorlage bzw. einem Dummy-Dokument je Belegart. Für Email- und WordText-Vorlagen sind die Objektsicherheiten bei der Vorlage entsprechend zu hinterlegen.

Die Funktion findet Anwendung entweder direkt bei der Neuerstellung/Import eines Dokumentes, indem bereits bei Aufruf einer Vorlage die Belegart automatisch bekannt ist oder die Belegartenzuordnung bei einem “neutralen” Dokument bei der Neuerstellung erfolgt. Mit der Objektzuordnung sind damit alle zugehörigen Ordner, auch im globalen Bereich, bekannt.

Beispiel für eine mögliche Belegartensteuerung der Belegart “Eingangsrechnung”:
Nach dem Scan einer Eingangsrechnung und der Festlegung/Erkennung der Belegart erfolgt direkt und automatisch die Zuordnung:

  • Bei der Adresse des Lieferanten: Ordner “Rechnungen”
  • Bei Zuordnung zu einem Ansprechpartner: keine explizite Festlegung in der Belegart, daher Ordner “Dokumente”
  • Bei Zuordnung zu einem Vorgang: Ordner “Fremdleistungen”
  • Bei Zuordnung zu einem Projekt: Ordner “Fremdleistungen”
  • Im Globalen Bereich: Ordner Buchhaltung/Eingangsrechnungen

Eine nachträgliche Kategorisierung eines Dokuments ist über die Auswahl der Belegart im Kontextmenü der Dokumentenbrowser jederzeit möglich.

Bewertung/Hinweise

Mit der IMOS-App “Belegartensteuerung” kann sich der Anwender auf seine Aufgabengebiete konzentrieren. Der Arbeitsfluß wird nicht mehr durch die Zuordnung von Dokumenten und die Festlegung von Objektsicherheiten unterbrochen.

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