Kategorie: Aktuelles, IMOS-Module und Apps - Alle Gruppen, Kaufmännische Zusatzfunktionen
Veröffentlicht am: 5. August 2016

IMOS-App: Checklisten

Überblick

Checklisten unterstützen die Bearbeitung von Vorgängen durch festgelegte bzw. zu prüfende Arbeitsschritte (Checklistenpunkte) und und ermöglichen dadurch eine kontrollierte Abwicklung.

Eine Checkliste besteht aus einer sequentiellen Reihe von Checklistenpunkten. Jeder Checklistenpunkt ist mit Optionen zur Datenerfassung und Rückmeldung versehen und kann damit zum Abschluss der Bearbeitung des Vorgangs auf Vollständigkeit der Bearbeitung geprüft werden. Es können Checklisten-Vorlagen hinterlegt werden, die in gleicher Weise oder mit individuellen Änderungen in Vorgänge kopiert werden können.

Zielsetzung

Gezielte und geplante Bearbeitung von Vorgängen mit Hilfe von Checklisten.

Beschreibung

Die Bearbeitung  von Checklisten umfasst folgende Hauptpunkte:

  • Verwalten von Checklisten-Vorlagen
  • Verwalten von Checklisten in Vorgängen
  • Erledigen und Rückmelden von Checklisten

Mit der Checklisten-Vorlage wird neben steuernden Elementen, z. B. Status oder Kategorie eine Liste von Checklisteneinträgen verwaltet. Die Liste der Checklisteneinträge kann beliebig viele Einträge umfassen.

Die Verwaltung eines Checklisteneintrags umfasst u.a. folgende Informationen:

  • beschreibende Informationen (Frage, Beschreibung)
  • die Art der Rückmeldung (zwingend, optional, nicht erforderlich)
  • die Festlegung der Antwortmöglichkeiten, z. B. Ja/Nein, Datum, Text, Auswahlliste mit Optionen (eine Mehrfachauswahl ist möglich).

Die Verwendung einer Checkliste in einem Vorgang wird durch Auswahl einer Checklisten-Vorlage festgelegt. Durch eine Kategorisierung von Checklisten kann auch erreicht werden, dass eine Unterstützung oder Automatisierung der Checklistenauswahl in Vorgängen über die Vorgangskategorie möglich ist. Eine Änderung der einzelnen Checklisteneinträge ist vorgangsbezogen möglich.

Die Erledigung und Rückmeldung von Checklisten/Checklisteneinträgen ist abhängig vom Vorgangsstatus und kann für einzelne oder alle Checklisteneinträge erfolgen. Bei der Rückmeldung eines einzelnen Checklisteneintrags können die festgelegten Antwortmöglichkeiten gegeben und zusätzliche Hinweise erfasst werden.

Bewertung/Hinweise

Checklisten sind ein probates und pragmatisches Hilfsmittel, um vor Allem gleichartige Bearbeitungen zu strukturieren, transparent zu machen und die Qualität der Bearbeitung zu erhöhen. Individuelle Checklisten ohne Vorlagen sind ebenfalls möglich.

Der Abschluss von Vorgängen mit einer Checkliste ist nur zulässig, wenn die Checkliste vollständig bearbeitet ist (Ausnahme: Alle Checklisteneinträge sind nicht meldepflichtig).

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