Kategorie: Aktuelles, IMOS-Module und Apps - Alle Gruppen, Kaufmännische Zusatzfunktionen
Veröffentlicht am: 4. August 2016

IMOS-App: Elektronische Personalakte

Überblick

Die Archivierung von Personalakten in zentralen Dokumenten-Management-Systemen (DMS) – quasi gemeinsam mit allen anderen Dokumenten – ist naturgemäß ein sensibles Thema. Schließlich sollen die Personalakten – zumindest bestimmte Bereiche – weder dem Mitarbeiter selbst in seiner “allgemeinen” Mitarbeiteradresse sichtbar und zugänglich sein, noch dem IT-Administrator, der trotz erweiterter Geheimhaltungsverpflichtung nicht an den Inhalt dieser Dokumente gelangen darf. DOCUframe® bietet durch sein allgemeines Sicherheitskonzept die Voraussetzung für eine einfache und sichere Lösung. Diese muss organisatorisch konsequent und zuverlässig implementiert werden.

Eine zusätzliche Anforderung für Geschäftsprozesse im Personalbereich sind Bewerber-Unterlagen, die in Verbindung mit Stellenausschreibungen stehen. Neben der Personalabteilung sind hier die entsprechenden Verantwortlichen der Fachabteilungen involviert, für die Stellenausschreibungen laufen. Die IMOS-App “Elektronische Personalakte” löst diese Anforderungen durch kleinere technische Ergänzungen in DOCUframe® und eine konsequente organisatorische Aufbereitung. Die Lösung besteht insgesamt aus folgenden Komponenten:

  • Ergänzungen in der Adress-Klasse “Mitarbeiter”
  • Zusätzliche Adressklasse für “Bewerber”
  • Zusätzliche Vorgangsklasse für “Stellenausschreibungen”
  • Ordner- und Sicherheitenstrukturen für die Implementierung
  • Zusätzliche Benutzergruppen für gestaffelte Zugangsberechtigungen

Zielsetzung

Einfache und sichere Führung von Personalakten in DOCUframe®.

Beschreibung

Die IMOS-App Elektronische Personalakte umfasst folgende Bereiche:

  • Mitarbeiteradressen mit der Ordner- und Sicherheitsstruktur für die Personalakten
  • Bewerberadressen
  • Abwicklung von Vorgängen für Stellenausschreibungen

Bei Bedarf kann aus Zuständigkeits- und Sicherheitsgründen bei den Adressen auch unterschieden werden zwischen Lohn- und Gehaltsempfängern bzw. anderen Kategorien.

Die Ordnerstruktur in den Mitarbeiteradressen unterscheidet zwischen einem “öffentlichen” Bereich, der für den Mitarbeiter einsehbar ist und einem “internen” Bereich, der nur für die Personalabteilung und die Geschäftsleitung einsehbar und bearbeitbar ist.

Folgende weitere Funktionen sind u. a. vorgesehen:

  • Mit Einstellung eines Bewerbers als Mitarbeiter kann die Bewerberakte direkt mit der Personalakte des Mitarbeiters verknüpft werden. So müssen die Unterlagen nicht neu archiviert oder zugeordnet werden.
  • Die Privatadressen der Mitarbeiter sind so eingestellt, dass diese nicht öffentlich sichtbar sind.
  • Über die Abwicklung von Stellenausschreibungen als Vorgang in DOCUframe® können Verantwortliche der Fachabteilung, für die die Stelle ausgeschrieben ist, in die Kommunikation und Information der Bewerber mit einbezogen werden, ohne später unberechtigt auf die Personalakten zugreifen zu können.

Bewertung/Hinweise

Die IMOS-App Elektronische Personalakte versucht, mit möglichst wenig Infrastruktur und zusätzlichen Maßnahmen und Funktionen eine Abwicklung zu bieten, die den Datenschutz und die Zuständigkeiten ohne Einschränkung der allgemeinen Arbeiten mit DOCUframe® gewährleistet.

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