Kategorie: Aktuelles, Funktionen zur Dokumentenbearbeitung, IMOS-Module und Apps - Alle Gruppen
Veröffentlicht am: 1. August 2016

IMOS-App: Dokumententyp – Externe Dateien

Überblick

Sie benötigen spezielle Dateien für spezielle Anwendungsprogramme auf Ihrem File-Server in definierten Verzeichnissen und wollen dieselben Dateien ohne Doppelspeicherung gleichzeitig im Rahmen von DOCUframe® – Ihrem DMS-/Archivsystem – zuordnen, nutzen und aufrufen? Kein Problem mit der IMOS-App, mit der Sie die Dateien lassen, wo diese sind und als “Externe Dokumente” vollständig und mit allen DMS-Funktionen in DOCUframe® integrieren.

Sie können jedes externe Dokument beliebigen Sachverhalten (Kontextobjekten) in DOCUframe® zuordnen, mit allen möglichen Metadaten ergänzen, danach suchen (Hinweis: Nicht nach dem “extern gelagerten Inhalt”), die Datei öffnen und – falls ein Bearbeitungsprogramm verfügbar ist – auch bearbeiten.

Einige Anwendungsbeispiele für externe Dokumente sind:

  • eBooks, Hörbücher
  • Filme, Bilddokumentationen, Bildarchive
  • eLearning-Medien
  • Programm- oder Sicherungs-Dateien
  • CAD-Zeichnungen

Auf diese Weise kann die Arbeit mit diesen oder die Nutzung dieser Dokumente vollständig im Rahmen des zentralen DMS-/ECM-Systems unterstützt, vereinfacht und integriert werden.

Zielsetzung

Vervollständigung der zentralen Archivierungs- und DMS-Strukturen und Funktionen auch um alle die Dateien/Dokumente, die nicht oder nicht sinnvollerweise physisch in das Archiv-System aufgenommen werden können/sollen.

Beschreibung

Die Arbeitsweise mit externen Dokumenten entspricht nahezu vollständig der Arbeitsweise aller in DOCUframe® vorhandenen Dokumente, eben mit der Besonderheit, dass die physikalische Binärdatei extern gelagert ist.

Dies bedeutet:

  • Mit einer Dialogfunktion wird eine Datei, mehrere oder alle Dateien eines Verzeichnisses ausgewählt und dafür ein oder mehrere neue Dokumente der Klasse “Externe Datei” in DOCUframe® erzeugt und einer Dokumentenliste dargestellt.
  • Im selben Dialog werden alle erforderlichen Metadaten und Zuordnungen erstellt. Die Zuordnung kann auch integriert über die IMOS-App Multilink erfolgen.
  • Standardmäßig werden alle neuen Dokumente dem “Neu”-Ordner des Benutzers zugeordnet. Dies kann auch ausgeschlossen werden.

Bewertung/Hinweise

Integrierte Nutzung von nicht integrierbaren Dateien im DMS/ECM-System.

Hinweis: Eine Absicherung gegen das unberechtigte/versehentliche Entfernen einer “externen Datei” aus dem File-Verzeichnis ist nicht möglich.

Bitte verfassen Sie einen Kommentar

Ihr Kommentar wird vor der Freischaltung von uns geprüft.