Kategorie: Aktuelles, Funktionen zur Dokumentenbearbeitung, IMOS-Module und Apps - Alle Gruppen
Veröffentlicht am: 4. August 2016

IMOS-App: “Multilink” – Erweiterte Dokumentzuordnung

Überblick

Mit der IMOS-App Multilink – Erweiterte Dokumentzuordnung wird die Archivierung von neuen oder bestehenden Dokumenten zu allen relevanten Objekten zentral und ergonomisch in einem Dialog zusammen gefaßt und durch die gezielte Reduktion der Tasten- bzw. Mausklicks und Integration erheblich beschleunigt.

Die standardmäßigen Möglichkeiten von DOCUframe® über die fünf Zuordnungsbuttons mit anschließender Ordnerauswahl sowie dem ebenfalls separaten Sicherheitendialog wird damit prozesstechnisch optimiert. Über die Filterfunktionen werden immer nur die logisch zusammenhängenden Kontextobjekte zur weiteren Zuordnung angeboten.

Neben der Dokumentzuordnung ist ggf. immer auch die Festlegung der Dokumentsicherheiten zu hinterlegen. Auch diese Funktion ist direkt im selben Dialog möglich. Bei gleichzeitigem Einsatz der IMOS-App “Belegartensteuerung” kann die Zuordnung und Sicherheitenfestlegung über die Vorbelegung oder Festlegung der relevanten Belegart praktisch vollständig automatisiert werden. Dabei ist immer transparent und auf einen Blick sichtbar, welche Zuordnungen insgesamt bestehen bzw. ausgewählt sind.

Gerade beim Import von neuen Dokumenten oder ganzen Dokumentverzeichnissen kann der Mulitlink auf einzelne, eine Mehrfachauswahl oder alle Dokumente des Ordners/Verzeichnisses angewendet werden. Damit wird auch der Aufbau des elektronischeen Archivs in DOCUframe® maßgeblich unterstützt.

Zielsetzung

Weitgehend automatisierte Zuordnung und Vergabe der Objektsicherheiten der Dokumente direkt bei der Neuerstellung und auch bei bestehenden Dokumenten.

Beschreibung

Die IMOS-App Multilink – Erweitere Dokumentzuordnung hat zwei wesentliche Anwendungsbereiche:

  • Bestehende Dokumente (für ein, mehrere oder alle Dokumente eines Dokumentenbrowsers)
    In diesem Fall wird direkt die “MultiLink”-Zuordnung aufgerufen.
  • Neu zu erstellende Dokumente
    Die Erstellung eines neuen Dokuments basiert z. B. auf dem “Vorlagen-Portal”, das die Nutzung von Vorlagen für beliebige organisatorische Kategorien, z. B. Abteilungen oder Aufgabenbereiche ermöglicht. Außerdem können Vorlagen in beliebigen Dokumenten-/Datei-Typen hinterlegt werden, z. B. docx, pptx, pdf. Die DOCUframe®-internen WordText- und Emailvorlagen können ebenfalls durch die Zuordnung zu den Kategorien in die Vorlagenauswahl integriert werden. Die “MultiLink”-Zuordnung startet dann direkt nach der Vorlagenauswahl im Vorlagen-Portal.

In der “MultiLink”-Zuordnung sind folgende Funktionen integriert:

  • Festlegung/Verwalten der organisatorischen Belegart
  • Verwaltung der Dokument-Metadaten (Name, Beschreibung usw.)
  • Objektzuordnungen (Adressen, Ansprechpartner, Vorgänge, Projekte, Produkte)
  • Ordnerauswahl manuell oder laut Belegart
  • Objektsicherheiten des Dokuments/der Dokumente, sowohl über den Sicherheitendialog als auch Direkt-Veröffentlichung (Leserecht für die Gruppe “Jeder”)

Für neu zu erstellende Dokumente wird nach der “MultiLink”-Zuordnung das neue Dokument geöffnet und durch eventuell vorhandene Druckmakros ausgefüllt (standardmäßig derzeit nur verfügbar für WordText- oder Emailvorlagen).

Bei WordText-Dokumenten wird abhängig von der Reihenfolge der Adressauswahl der Adressblock für die Anschrift unterschiedlich aufbereitet.

Folgende Formen der Adressaufbereitung sind möglich:

  • Adressierung an Firma mit oder ohne Ansprechpartner
  • Adressierung an den Ansprechpartner mit c/o an die Firma
  • Adressierung nur an die (Privat-)Adresse des Ansprechpartners

Bewertung/Hinweise

Die IMOS-App “Multilink – Erweiterte Dokumentzuordnung” ist eine hoch effiziente App, die in einem Prozessschritt eine Vielzahl von Einzelfunktionen integriert und dem Anwender eine wesentliche Zeitersparnis für die Bearbeitung seiner täglichen Aufgaben verschafft.

Es ist sinnvoll, die IMOS-App Mulitilink zusammen mit den IMOS-Apps Vorlagen-Portal und Belegartensteuerung anzuwenden.

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