Kategorie: Aktuelles, Globale IMOS-Module und Apps, IMOS-Module und Apps - Alle Gruppen
Veröffentlicht am: 2. August 2016

IMOS-App: Netzwerkscan

Überblick

Netzwerkscanner können dazu benutzt werden, dass Mitarbeiter neue Dokumente per Scanvorgang erzeugen, die hinterher in den persönlichen “Neu”-Dokument-Ordner des DOCUframe®-Benutzers übernommen und damit in DOCUframe® weiterbearbeitet werden können.

Da die Netzwerkscanner üblicherweise allen oder bestimmten Gruppen von Mitarbeitern parallel zur Verfügung stehen, werden die einzelnen Scans über personen- oder abteilungsbezogene Zielwahltasten identifiziert und separiert. Damit erhält jeder Mitarbeiter in DOCUframe® auch nur die von ihm erzeugten Dokumente. Die Grundfunktion dieser App ist darauf ausgelegt, dass nach erfolgtem und beendetem Scan der Mitarbeiter per Knopfduck in DOCUframe® die Scans abholt.

Zielsetzung

Einfache Nutzung von zentralen oder abteilungsbezogenen Netzwerkscannern zur Erzeugung von Scan-Dokumenten. Dabei effiziente Nutzung der Hardware-Ressourcen.

Beschreibung

Für die Nutzung von Scannern im Netzwerk ist von Bedeutung, dass diese über anzulegende Zielwahltasten die Scanergebnisse in definierten Zielordner auf einem File-Server ablegen können. Die Zielwahltasten sind dabei an den in DOCUframe® angelegten Benutzern oder Benutzergruppen auszurichten. Die gewünschten Zielwahltasten am Scanner und die Ordner auf dem File-Server sind vom IT-Administrator des Unternehmens entsprechend der festgelegten Organisation anzulegen.

In der DOCUframe®-Benutzerverwaltung ist durch den Administrator hinterlegt, welcher Benutzer welchem Zielordner auf dem File-System zugeordnet ist. Ein Zugriff auf unberechtigte Zielordner wird damit unterbunden. Die Zuordnung einer SCAN-Benutzergruppe kann unterbleiben, wenn ein Benutzer einen “persönlichen” Zielordner hat. Über Benutzername bzw. Benutzergruppe wird in der Administration einmalig die Verknüpfung zu den Zielordnern auf dem File-Server hergestellt.

Mit Ausführung der “Scan-to-Neu”-Funktion werden die erzeugten Scan-Dokumente in den persönlichen “Neu”-Ordner des Benutzers übernommen. Anschließend können diese mit den standardmäßigen Funktionen von DOCUframe® zugeordnet/archiviert und weiterbearbeitet werden.

Erfolgreich übernommene Scan-Dokumente werden auf dem File-Server wieder gelöscht.

Bewertung/Hinweise

Die manuelle Abholung per “Scan-to-Neu”-Funktion durch den Mitarbeiter soll absichern, dass nur vollständige Scans abgeholt werden. Ein automatisches, periodisches Polling könnte zur Folge haben, dass die Abholung im Systemhintergrund bereits erfolgt, während der Scanner ein Dokument noch nicht fertig erstellt hat. Die Folge sind defekte/unvollständige Dokumente. Diese Situation ist abhängig vom einzelnen Scanner und nicht von DOCUframe®. Programmtechnische Hilfskonstrukte sind prinzipiell möglich, belasten aber die Performance des Gesamtsystems permanent. Entsprechende Funktionen stehen auf Wunsch ebenfalls bereit.

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