Kategorie: Aktuelles, Archiv 2019, Globale IMOS-Module und Apps, IMOS-Module und Apps - Alle Gruppen
Veröffentlicht am: 11. April 2019

IMOS-App: Stellvertretung

Überblick

Die IMOS-App Stellvertretung ermöglicht die vertretungsweise Bearbeitung des persönlichen Eingangs eines Benutzers durch einen anderen Benutzer. Im Gegensatz zu einer Mailweiterleitung, die sich nur auf eingehende Emails bezieht und diese zusätzlich anderen Postfächern zuweist, umfasst die Stellvertretung alle Arten von interner und externer Kommunikation in DOCUframe® und überträgt diese nicht in andere persönliche Ordner.

Die möglichen Bearbeitungsfunktionen für die Dokumente sind dabei nicht eingeschränkt. Unabhängig von den technischen Möglichkeiten sollte zwischen dem Vertretenen und dem Stellvertreter organisatorisch eine klare Regelung getroffen sein, welche Bearbeitungen durchgeführt werden sollen und welche Dokumente/Vorgänge auch aus dem persönlichen Posteingang entfernt oder vernichtet werden dürfen.

Die standardmäßige “Out-of-Office”-Steuerung hat keine Auswirkung auf die Stellvertretungsregelung, diese steuert ausschließlich eine zusätzliche Kommunikation an die Absender von Emails.

Wichtig für den Vertretenen ist, dass die Bearbeitung durch den Stellvertreter nach Auflösung der Stellvertretung vollständig nachvollziehbar ist.

Die Begriffe “Vertreter” und “Vertretener” sind in dieser Darstellung der Einfachheit halber genderneutral zu verstehen.

Zielsetzung

Einfache und felxible Handhabung von temporären Vertretungen bzw. Assistenzunterstützungen ohne direkte Anmeldung über dessen Benutzer-Account und ohne generelle Änderungen von Rechten und Sicherheiten.

Beschreibung

Stellvertretungen können jederzeit und für beliebige Zeiträume angelegt werden. Sie werden automatisch mit dem Starttermin aktiviert bzw. nach Ablauf des Endetermins wieder deaktiviert. Stellvertretungen können mit oder ohne der Möglichkeit der Bearbeitung der Dokumente angelegt werden. Die Stellvertreter können mit dem Beginn einer Stellvertretung an die Vertretung erinnert werden.

Grundlage der Stellvertretung ist die Möglichkeit, ausschließlich den persönlichen Posteingang des Vertretenen, und nicht andere Ordner dessen persönlichen Bereichs, ansehen und bearbeiten zu können.

Der Stellvertreter “spiegelt” dazu per Menüfunktion den persönlichen Eingang des Vertretenen in einen globalen Eingangsordner. Diesen Eingangsordner kann ausschließlich der Stellvertreter sehen und bearbeiten. Die Dokumente haben die Objektsicherheiten und Rechte entsprechend den generellen Einstellungen des Vertretenen und sind entsprechend für den Stellvertreter sicht- und bearbeitbar.

Mit dem Start einer Vertretung werden unter dem globalen Eingang des Vertretenen automatisch die Unterordner ‘Bearbeitet’, ‘Entfernt’ und ‘zu Vernichten’ erzeugt. Der Stellvertreter kann entsprechend den Anforderungen der Bearbeitung über separate Kontextmenüfunktionen Dokumente aus dem Eingangsordner in die anderen Ordner verschieben. Bei gleichzeitigem Einsatz der IMOS-App Bearbeitungsstatus erfolgt mit dem Setzen des Status “Erledigt” die automatische Verschiebung in den Ordner “Bearbeitet”. Verschobene Dokumente werden zeitgleich aus dem persönlichen Eingang des Vertretenen entfernt. Die Kontextmenüfunktionen sind nur für den Stellvertreter aktiv.

Der Vertretene sieht in seinem persönlichen Eingang nach Ende der Stellvertretung also diesen Ordner in dem “bearbeiteten” Zustand. Die Bearbeitungen des Stellvertreters können über die zusätzlichen Ordner eingesehen und bei Bedarf auch korrigiert werden. Damit ist die Bearbeitung des Stellvertreters transparent und vollständig nachvollziehbar.

In einer Portalseite sind die eingetragenen Vertretungen aufgelistet und werden einzelnen Benutzers gefiltert auf die eigene Person angezeigt.

Bewertung/Hinweise

Die Stellvertretung bietet eine effiziente Funktionalität zur Bearbeitung des Posteingangs des Vertretenen. Sie gibt dem Vertretenen die Sicherheit, dass ausschließlich Dokumente des persönlichen Posteingangs verwendet werden mit den entsprechenden Objektsicherheiten und Rechten.

Voraussetzung bzw. sehr sinnvoll ist es, gemeinsam mit der IMOS-App Stellvertretung auch die IMOS-App Bearbeitungsstatus einzusetzen.

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