Kategorie: Aktuelles, Funktionen zur Dokumentenbearbeitung, IMOS-Module und Apps - Alle Gruppen
Veröffentlicht am: 1. August 2016

IMOS-App: Dokumentzuordnung aus Email-Vorgänger

Überblick

Eine manuelle Zuordnung von eingehenden Emails kann unterbleiben bzw. vollständig automatisiert erfolgen, wenn diese Eingangsmail eine Antwort ist auf eine zuvor aus dem Unternehmen versandte Email. Diese Automatisierung wird dadurch erreicht, dass alle Zuordnungen der “Vorgänger”-Email auf die Antwort übertragen werden.

Grundlage dazu ist, dass jeder Ausgangsmail eine eindeutige Kennung im Betreff mitgegeben wird. Diese Kennung muss selbstverständlich eindeutig dem versendenden Unternehmen zugeordnet werden können.

Zielsetzung

Deutlich beschleunigte Erledigung des Emaileingangs durch automatische Konextzuordnung. Gleiche Zuordnungen für Emails einer Email-Kette.

Beschreibung

Jeder neu erstellten oder als Antwort oder Weiterleitung entstehenden Email wird im Betreff die Unternehmenskennung und die Objekt-ID der Email angefügt. Damit ist für den Empfänger der Email erkennbar, dass das absendende Unternehmen bei einer Antwort auf diese Email die Rücksendung der Identifikation wünscht, weil damit eine Identifizierung und Prozessautomatisierung erfolgt.

Maßgebend für die Zuordnung der Email-Anwort ist der Zeitpunkt des Email-Eingangs. Alle zu diesem Zeitpunkt bestehende Zuordnungen des Email-Vorgängers werden auf die neu eingehende Email übertragen. Diese Zuordnungen ergänzen die Zuordnungen, die standardmäßig durch die DOCUframe®-Basisfunktioneen bei Maileingang an die Empfänger entstehen. Die automatische Dokumentzuordnung unterbindet selbstverständlich nicht die Möglichkeit, weitere Zuordnungen durchzuführen.

Wird eine Email wiederholt versandt, so wird die frühere Identifiaktion durch die Identifikation der neuen Email ersetzt. Damit wird u.a. vermieden, dass unerwünschte Zuordnungen, z. B. aus zwischenzeitlichen externen Rückfragen, falsch mitgeführt werden.

Bewertung/Hinweise

Nach den gewonnenen Erfahrungen kann mit der Dokumentzuordnung aus Email-Vorgänger die Routinearbeit der Archivierung und Kontextzuordnung um rund 80 – 90 % reduziert werden.

Bitte verfassen Sie einen Kommentar

Ihr Kommentar wird vor der Freischaltung von uns geprüft.