Kategorie: Tipps für Mitarbeiter
Veröffentlicht am: 5. Mai 2015

E-Mails effizient bearbeiten

Wertvolle Tipps, wie Sie der E-Mail-Flut Herr werden

E-Mails efffizient zu bearbeiten, fällt nicht immer leicht. Zu groß ist die Menge der täglich eingehenden Mails. Darum folgende Tipps, wie Sie E-Mail effizient bearbeiten:

Wer:

    • Keine E-Mails an “alle”. Nur wer wirklich Interesse an der Information hat bzw. diese benötigt, kommt auf den Verteiler.

Was:

    • Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff.
    • Schreiben Sie dem Empfänger, bis wann Sie eine Antwort benötigen.
    • Strukturieren Sie den Inhalt, listen Sie verschiedene Inhalte übersichtlich auf.
    • Textbausteine und E-Mail-Vorlagen gestalten das Schreiben effizienter.
    • Kommen Sie schnell auf den Punkt und vermeiden Sie umständliche Formulierungen.
    • Eventuell führt ein Telefonat schneller zum Ziel. Hinterfragen Sie vorher also Ihre Mail.

Wie:

    • Unterbinden Sie das automatische Einholen von Lesebestätigungen, das erhöht das E-Mail-Aufkommen.
    • Automatische E-Mail-Eingangsmeldungen am besten deaktivieren.
    • E-Mails möglichst in passenden Zeitblöcken bearbeiten.
    • Beim Sichten der E-Mails am besten auch gleich beantworten, wenn dies in maximal 5 Minuten möglich ist.
    • Bündeln Sie nicht in einer E-Mail unterschiedliche Themen, Sie erschweren damit dem Empfänger die zusammenhängende Bearbeitung bei unterschiedlichen Zuständigkeiten.
    • Löschen Sie unerwünschte E-Mails sofort, bestellen Sie Werbung und uninteressante Newsletter ab. Nutzen Sie die Anti-Spam-Funktion.
    • Führen Sie ein Dokumentenmanagement-System ein und ordnen Sie dort Ihre E-Mails konsequent dem entsprechenden Kontext (z. B. Adressen, Vorgänge, Projekte) zu.
    • Unterlassen Sie doppeltes Ablegen. Ein gutes Dokumentenmanagement ermöglicht multiple Kontextzuordnungen ohne doppeltes Speichern.
    • E-Mails, die nicht sofort abgeschickt werden können, speichern Sie als Entwurf und/oder Sie setzen diese auf Wiedervorlage.
    • Misten Sie Ihren Posteingangs-Ordner regelmäßig aus.
    • Sichern Sie regelmäßig Ihre E-Mails, wenn dies nicht in Ihrem Dokumentenmanagement zentral erledigt wird.
    • Vermeiden Sie persönliche Ordner für E-Mails. Diese stehen bei Urlaub, Krankheit oder anderer Abwesenheit nicht für Stellvertreter zur Bearbeitung zur Verfügung.

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  • Smithe491(11.03.2017, 1:37 Uhr)

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