IMOS – Die Organisationsprofis

Die durchgängige Digitalisierung der Arbeitswelt stellt die Unternehmensorganisationen vor Herausforderungen, die die klassischen Geschäftsprozesse und die Arbeitsverteilungen in den Unternehmen grundsätzlich verändern. Die IMOS enterprise dynamics GmbH unterstützt kleinere und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Organisation und die IT-gestützten Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu optimieren, damit die Vorteile der Digitalisierung intensiver genutzt werden können.

Die Strategie dazu heißt: BÜRO 4.0 – Der Weg zum digitalen Büro.

von Wolfgang Gommel

Ausgangspunkte für die Anforderungen an neue, effiziente Geschäftsprozesse in der Administration sind u. a. folgende Aspekte:

  • Die Kunden und Märkte stellen mit ihren Service- und Kauferwartungen hohe Anforderungen an die Organisationen, die diese nur mit neu abgestimmten Abläufen und Informationen wirtschaftlich und zeitnah erfüllen können.
  • Die hogen Qualitätsanforderungen erfordern prozessübergreifende Informationen und Abwicklungen.

BÜRO 4.0 ist der Weg im Unternehmen, die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung konsequent und nachhaltig zur Steigerung der Unternehmensleistung zu nutzen. BÜRO 4.0 greift in viele Bereiche des Unternehmens ein und erfordert eine klare, langfristige Strategie, getragen und aktiv gefördert von der Unternehmensleitung. Die Chancen von BÜRO 4.0 sind sehr groß, vorausgesetzt die Maßnahmen werden in einem Change-Management-Prozess sorgfältig geplant und gemeinsam mit den Mitarbeitern umgesetzt. Voraussetzung ist auch eine Systemunterstützung durch neueste Technologien.

Unternehmen, die eine intensive Nutzung der Digitalisierung aktiv betreiben, sind erwiesenermaßen erfolgreicher als andere der Unternehmen. Die Anpassung und permanente Optimierung der Organisation und der unterstützenden IT-Lösungen ist ein maßgeblicher Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit und Flexibilität des Unternehmens.

In den Unternehmen gibt es in Bezug auf BÜRO 4.0 einen erheblichen Nachholbedarf (siehe Kasten „Organisationspotenziale“). Lean Management im Büro ist noch lange nicht durchgängig im Visier der betrieblichen Verbesserungsprozesse.

Organisationspotenziale

Im Durchschnitt schlummern im administrativen Bereich von Unternehmen bzw. anderen Organisationen nach empirischen Untersuchungen rund 20 bis 30 % Optimierungspotenzial an Kosten und Bearbeitungszeiten.

Die häufigsten Mängel in den Arbeitsprozessen sind:

  • zu kompliziert
  • zu viele Insellösungen
  • schlechte Datenqualität
  • Medienbrüche
  • Hektik und Aktionismus anstelle einfacher, hochwertiger Geschäftsprozesse
  • unnötige Arbeitsunterbrechungen
  • unvollständige Informationen
  • unzureichende Abstimmungsprozesse
  • lange Durchlaufzeiten

Eine schlechte Organisation und eine schlechte Prozessqualität werden zwar nie gewünscht, leider aber oft „geduldet”. Die Folgen daraus sind offensichtlich.

Es lohnt sich also, sich damit zu beschäftigen.

Von den Mitarbeitern in allen administrativen Bereichen des Unternehmens müssen neue Impulse und Aktionen ausgehen, den Kunden neue Arten für Unternehmensleistungen anzubieten. Damit wird ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit und Kundentreue geschaffen.

Diese Organisationsarbeit, die Menschen, Maschinen, Technologien und Methoden einschließt, ist ein intensiver Prozess, der professionell, konsequent und ausgerichtet an der Geschäftsstrategie des Unternehmens betrieben werden muss. Was früher ausschließlich mit Disziplin und Mitarbeiterführung funktioniert hat, benötigt heute qualifizierte, geregelte IT-Prozesse.

Dabei geht es insbesondere um folgende Aufgaben:

  • vereinfachen der Organisation
  • Insellösungen abbauen
  • die IT-Infrastruktur insgesamt (Hardware, Software und Services) konsolidieren
  • ein Erneuerungs- und Migrationskonzept einführen und verfolgen
  • beim Optimieren der Geschäftsprozesse„Hilfe zur Selbsthilfe“ praktizieren
  • den Veränderungsprozess fördern und forcieren

Es muss klar herausgestellt werden:
Es geht zuallererst um die Organisation der Prozesse sowie der Migrations- und Implementierungswege und erst danach um die dazu erforderlichen technischen Lösungs- und Unterstützungskomponenten.

Insofern ist die Förderung der Organisationsarbeit eine zentrale Managementaufgabe.

Was bietet die IMOS dazu an?

  • Viele Jahre Erfahrung in evolutionärer IT- und Organisationsentwicklung.
  • Eine klare, theoretisch fundierte, aber pragmatische Organisations- und IT-Strategie.
  • Die Fähigkeit, zwischen Moderation, Einbringung von Erfahrungen und Durchsetzung abzuwechseln. Damit verhelfen wir den Unternehmen zu akzeptierten, nachhaltigen Ergebnissen.
  • Wir fördern und fordern die Umsetzung indem wir alle verantwortlichen Mitarbeiter aktiv einbeziehen und schulen.
  • Technische Lösungen und Qualifikationen, die geeigneten IT-Systeme zu liefern und zu implementieren.

Fazit

Wir unterstützen Sie mit Beratung und Lösungen auf Ihrem Weg zu BÜRO 4.0

 

„Organisieren heißt verändern!“

Reden Sie mit uns: Über Organisation und wie Sie durch Veränderungen in Ihrer Unternehmensorganisation und Ihren administrativen Geschäftsprozessen nachhaltige Verbesserungen und eine höhere Effizienz erreichen.

IMOS – die Organisationsprofis