7 Erfolgsfaktoren für IT-Projekte

Aktuellen Studien zufolge laufen 30% der IT-Projekte zeitlich oder finanziell aus dem Ruder und werden nicht bis zur Livestellung geführt. Anders bei IMOS: Projekte, die Sie mit uns umsetzen, werden von den Faktoren bestimmt, die wir für den ganzheitlichen Erfolg eines IT-Projekts identifiziert haben.

Gerne unterstützen wir Sie in allen Phasen eines IT-Projekts – je nachdem, welche Leistungen Sie sich von uns wünschen. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Einführung eines Dokumentenmanagement-systems (DMS) für ein Unternehmen letztlich ein Change-Management-Prozess ist, der mit allen positiven und negativen Eigenarten derartiger Unterfangen verstanden werden muss.

1. Projektauftrag für Verbindlichkeit

Wer ein IT-Projekt wie die Einführung eines DMS starten will, muss eine umfassende Diagnose von Auftrag, Ziel, Ressourcen und auch versteckten Aufträgen gemacht haben. Wenn sich Auftraggeber und Auftragnehmer in der Diagnose einig sind, muss sie dem Projektteam als verbindliche Grundlage der Zusammenarbeit zur Verfügung gestellt werden.

2. Prozessspezifikation für Vertrauen

Statt geduldigem Pflichtenheft braucht es eine klare Beschreibung der Standardsoftware und eine vollständig ausgefüllte Checkliste zur Definition anwenderspezifischer Sollprozesse. Sind die Aufgabenpakete in einem gemeinsamen Workshop klar umrissen und in kleinere Prozessabschnitte unterteilt worden, wird das Projekt zeitlich und finanziell realistisch planbar. So wird von Beginn an Vertrauen in die Zusammenarbeit aufgebaut.

3. Projektmarketing für Akzeptanz

Das Team muss regelmäßig vor Management und Anwendern die Möglichkeit zur Präsentation von Tool und Fortschritt bekommen. Nur so wird später die Arbeit und das Team eine Wertschätzung erfahren, die sich dann auch in der Offenheit zur Nutzung der neu implementierten Software niederschlagen wird.

4. Projektdokumentation für Disziplin

Die Anforderung einer vollständigen Projektprotokollierung im Rahmen eines integrierten Managementsystems erfordert Disziplin und schafft sie dadurch selbst. Die kontinuierliche Dokumentation, Abwicklung und Verfolgung aller Veränderungsprozesse in einem DMS-Projekt schafft zeitgleich Transparenz über die Organisation, die Infrastruktur und die Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen.

5. Projektmanagement für Vereinfachung

Das funktionale Projektmanagement mit Planung, Steuerung und Kontrolle muss nach dem Prinzip „Keep it simple“ geführt werden. Der Projektleiter hat in jeder Phase des Projekts detailliert und systematisiert einen Überblick mit dem klaren Fokus, den Gesamtprozess für alle Projektbeteiligten zu vereinfachen.

6. Projektkultur für Motivation

Klare Spielregeln sorgen für eine offene Kommunikation und bieten auch im Konfliktfall eine Orientierung. Pünktlichkeit, Offenheit, konstruktiver Umgang mit Problemen usw. prägen ein Projekt mindestens genauso wie ein funktional korrektes Projektmanagement mit konkreten Arbeitspaketen und hinterlegten Terminen, Verantwortlichkeiten etc. So entwickelt sich eine gesunde Dynamik, die sich im Optimalfall auf das gesamte Projektteam sowie die Anwender motivierend auswirkt.

7. Projektreview für Transparenz

Nicht erst am Ende des Projekts, sondern auch schon zu Laufzeiten braucht es Statusberichte und einen lebendigen Austausch über Projektrisiken. Durch Transparenz der Schwachpunkte können diese nicht reaktiv, sondern systematisch und geplant beseitigt werden. Doch auch nach Einführung der Software ist ein Projektreview nicht Selbstzweck. So können z. B. bei festgestellter fehlender Nutzung der Systems Probleme aufgedeckt werden: Ob Schulungsbedarf oder auch Optimierungswünsche der Anwender – alle Anforderungen können zeitnah auf Umsetzbarkeit geprüft werden. Letztlich bringt auch ein Abgleich der angestrebten Ziele im Sinne des Return on Invest eine Aussage über den Erfolg dieses Change -Prozesses.

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