BÜRO 4.0
– Der Weg zum digitalen Büro

von Wolfgang Gommel

Das Faszinierende an der Digitalisierung ist, dass es trotz der komplexen Technologien möglich ist, mit einer einfachen und pragmatischen Vorgehensweise eine nachweisbar erfolgreiche und nachhaltige Umsetzung zu erreichen. Akademische Diskussionen sind wichtig, im Unternehmen zählen pragmatische Ergebnisse.

Viele unabhängige und wissenschaftlich fundierte Untersuchungen zeigen: Die Effizienz der administrativen Arbeit – stationär und mobil – weist erhebliches Potenzial auf, vor allem im Vergleich zur Prozessoptimierung im Produktionsbereich von Industrieunternehmen. Je nach Art der Untersuchung liegt das Potenzial zwischen 20 bis 35 %. Im Vergleich zur Produktivität in der Produktion befinden wir uns in den administrativen Bereichen häufig noch in den 70er-Jahren des 20. Jahrhunderts. Auch wenn diese plakativen Aussagen nichts über die konkrete Situation in einem Unternehmen aussagen, so ist es trotzdem ein deutlicher Hinweis darauf, wie notwendig es ist, diesem Bereich erheblich mehr Bedeutung für die Entwicklung des Unternehmens zukommen zu lassen. Wir sprechen hier weniger vom “operativen” IT-System (z. B. ERP oder Warenwirtschaft). Mit diesem System wickeln Sie Ihre Prozesse mit strukturierten Daten ab. Wir meinen damit vor allem Ihre die Prozesse mit unstrukturierten Daten und Dokumenten.

Zur Historie: Industrie 1.0 bis 4.0

Kurzinformation zur Historie der industriellen Revolutionen in vier Folien.

Unter dem Begriff INDUSTRIE 4.0 wird allgemein der flächendeckende Einzug von Informations- und Kommunikationstechnik sowie deren Vernetzung zu einem “Internet der Dinge” verstanden. Damit wird u. a. die Echtzeitfähigkeit der Produktion ermöglicht (zur Historie der vier industriellen Revolutionen siehe den nebenstehenden Kasten).

Die IMOS enterprise dynamics GmbH verfolgt diese Entwicklungen seit vielen Jahren auch für alle administrativen Bereiche im Unternehmen. Dies bedeutet, dass wir mit der Proklamation des Begriffes BÜRO 4.0 dieselben Verbesserungsprozesse wie in den Produktionsabteilungen einfordern. Damit schaffen wir wesentliche Zeit- und Kosteneinsparungen sowie Prozess- und Qualitätsverbesserungen in den administrativen Bereichen der Unternehmen.

Grundlegende Änderungen durch Digitalisierung

Nach einer Bitkom-Studie vom Februar 2015 verändert die Digitalisierung die Unternehmensorganisationen grundlegend. Die Arbeitsabläufe, die Informationsverarbeitung und die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter muss neu darauf abgestimmt werden. Hierarchien werden aufgeweicht, Funktionen integriert und Entscheidungsabläufe beschleunigt.

Die Verantwortlichen für die Informationsverarbeitung müssen die IT-Prozesse und IT-Verfahren sehr eng mit den Anforderungen des Geschäftsmodells ihres Unternehmens verzahnen. Die Leistungsfähigkeit der administrativen Prozesse muss sich in gleicher Weise wie in der Produktion den qualitativen Anforderungen stellen und diese messbar und auswertbar machen. Produktivitäts- und Qualitätsgrafiken, wie diese als bunte Produktionsauswertungen die Schwarzen Bretter und Meisterbuden schmücken, werden auch für die administrativen Prozesse zur Zukunft gehören.

Der Trend zur digitalen Transformation ist nicht umkehrbar. Trotzdem gibt es gerade in vielen mittelständischen Unternehmen noch viele Ängste, Zögerlichkeiten und Vorbehalte. Dadurch werden die Chancen dieser Entwicklung verdrängt. In den Unternehmen entstehen Entwicklungsrückstände, die unter Umständen nicht oder nur sehr schwer und aufwändig aufgeholt werden können. Es ist wichtig, diese Hindernisse sehr sorgfältig und ernsthaft aufzuarbeiten und zu beseitigen. Den Mitarbeitern müssen die neuen Wege glaubhaft verdeutlicht werden.

BÜRO 4.0 – Der Weg ist das Ziel

BÜRO 4.0 ist der Weg im Unternehmen, die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung durchgängig und nachhaltig zur Steigerung der Unternehmensleistung zu nutzen. BÜRO 4.0 ist ein Weg, der nicht vorwiegend von der technologischen Seite her betrachtet werden darf. Wir verfolgen daher einen systemischen, ganzheitlichen und nachhaltigen Veränderungsprozess der administrativen Unternehmenslandschaft. Dieser Veränderungsprozess muss im Rahmen eines konsequenten und akzeptierten Change-Management-Projektes von der Geschäftsleitung gefördert und gemeinsam mit den Mitarbeitern geplant und umgesetzt werden.

BÜRO 4.0 ist ein interdisziplinäres Thema mit vielfältigen Aspekten und Einflüssen in vielen Bereichen des Unternehmens. Einige beispielhafte Aspekte und Blickrichtungen haben wir separat dargestellt (siehe hierzu die Links in der Sidebar-Box “BÜRO 4.0-Aspekte”).

Die Kunden stellen bereits seit Jahren Anforderungen und Rahmenbedingungen an die Unternehmen, die diese mit den herkömmlichen Abwicklungsmethoden kaum mehr beherrschen können.

  • “Echtzeitfähigkeit” von administrativen Prozessen
  • neue Formen kundenintegrierter Geschäftsprozesse
  • schnelle und flexible Reaktion auf Kundenanforderungen
  • Der Mensch bleibt im Mittelpunkt, benötigt jedoch mehr Kreativität und Flexibilität für die Prozesse.

Der äußere Druck auf die Veränderung der Unternehmen steigt stetig und unausweichlich. Die Unternehmen haben offensichtlich die Be- und Verarbeitung von unstrukturierten Informationen nicht effizient genug im Griff. Für uns in der IMOS bleibt wegen der steigenden Komplexität die Strategie zur Vereinfachung ein wichtiger Ansatz. Damit können wir die Anforderungen beherrschen.

Komplexität ⇒ ja, aber Kompliziertheit ⇒ nein!

Wie gehen wir mit der Komplexität um?

  • durch flexible, schnelle Nutzung des Wissens
  • durch Abnahme der “Fertigungstiefe” in den administrativen Prozessen. D. h. es muss mehr und integriert auf einer Ebene bearbeitet werden können (integrierte Sachbearbeitung).
  • dezentralere Bearbeitung bis zum “point-of-sale”

BÜRO 4.0 – Aspekte für Maßnahmen

Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist es, analog zu Industrie 4.0,  eine gemeinsame Kommunikations- und Datenaustauschplattform zu schaffen. Zum Beispiel erläutert ein Siemens-Manager in einem Interview (siehe Zeitschrift A & D, Ausgabe 4/2015, Seite 14/15), dass bei den Vorbereitungen zu Industrie 4.0 zunächst – mit großem Aufwand – rund 60 verschiedene Datenbanken abgelöst wurden. Diese Situation wird es so oder so ähnlich auf dem Weg zu BÜRO 4.0 in vielen Unternehmen geben. Eine gemeinsame Plattform für administrative Prozesse gibt es heute meistens nicht. Man denke nur an E-Mails, Telefonate, unterschiedliche Anwendungs-Software-Systeme (z. B. MS-Exchange, Groupware, CRM, Projektmanagement), Datenbanken, Fileverzeichnisse mit den unterschiedlichsten Dokumententypen. Die Folgen sind eine Vielfalt von Medienbrüchen in der Datenspeicherung, Kommunikation und Kollaboration. Damit wird schnell ersichtlich, dass auch ein “klassisches” Dokumentenmanagement-System (DMS) trotz einiger Konsolidierungseffekte nur sehr bedingt zur ganzheitlichen Lösung beiträgt.

Bereiche eines BÜRO 4.0-Projektes

u. a. sind folgende Bereiche betroffen:

  • Geschäftsprozesse
  • IT-Infrastruktur (Hardware und Software)
  • Datenstrukturen
  • Datenqualität
  • persönliche Arbeitsbereiche/-methoden der Mitarbeiter
  • Personalentwicklung
  • Qualitätsmanagement
  • Change-Management
  • Projektmanagement

Der Weg zu BÜRO 4.0 erfordert eine sehr genaue Betrachtung der grundlegenden IT-Infrastruktur bzw. der eingesetzten Software-Systeme unter Zugrundelegung der exakten Anforderungen und Voraussetzungen. Zum Beispiel muss gegeben sein, dass jede Informationen mit jedem zugehörigen Kontext verknüpft ist.

 

Schaffen Sie wichtige Wettbewerbsvorteile,
indem Sie die Digitalisierung effektiv nutzen!
Der Weg zu BÜRO 4.0 ist lang
–  Wer früher anfängt wird früher Erfolge haben!

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir das Gesamtthema hier nur ansatzweise ausführen können. Sprechen Sie mit uns über Ihre Gedanken und Anforderungen zu BÜRO 4.0 in Ihrem Unternehmen. Wir sind gerne bereit, Sie strategisch, kompetent und zielgerichtet auf Ihrem Weg mit konkreten Lösungen zu begleiten.

 » Hier erfahren Sie, wie wir Sie Schritt für Schritt begleiten.

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