BÜRO 4.0 –
Aus Sicht des Change Managements

Büro 4.0 ist ein “Zukunftsbild”, auf das konsequent zugearbeitet werden muss. Auf die strategisch ganzheitlichen und tiefgreifenden Veränderungen bei der Umsetzung von Büro 4.0 ist bereits hingewiesen worden. Damit ist klar, dass ein umfassendes Change Management die entsprechenden Projekte zu begleiten hat, damit die Projekte gelingen. Eine vorwiegend technische Ausrichtung der Projekte wird definitiv nicht erfolgreich sein. Genauso entscheidend ist die vollständige und aktive Unterstützung/Förderung der Projekte durch die Geschäftsleitung.

Zur Planung und Steuerung des Veränderungsprozesses zu Büro 4.0 werden folgende Aussagen getroffen:

  • Es gibt nie  d e n  richtigen Zeitpunkt für den Start des Projektes. Es geht nur “jederzeit”, dosiert, mit System und unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen.
  • Es muss ein Rahmenplan bestehen, der entsprechend verfolgt und angepaßt wird.
  • Büro 4.0 ist ein Langstreckenlauf und kein Sprint.
  • Die Mitarbeiter müssen gut in den Gesamtprozess mit einbezogen werden.
  • Eine qualifizierte Personalentwicklung mit kontextorientierten Lerntechniken begleitet die Fachprojekte.

 Das Fazit: BÜRO 4.0 ist Chefsache!

Die globalen Auswirkungen der Veränderungen von Büro 4.0 auf die Arbeitswelt und Arbeitsbedingungen zeigen sich u.a. in folgenden Faktoren:

  • Flexiblere Arbeit wird möglich.
  • Schwankungen sind besser ausgleichbar.
  • Arbeiten erfolgt weniger “vom Stapel”, sondern “on-demand”.
  • Die Anforderungen an die Qualität der menschlichen Arbeit steigen.
  • Die höhere Flexibilität in der Arbeitszeit der Menschen muss auch gesellschaftlich postiver gestaltet und bewertet werden.
  • Es ist mehr Autonomie und Selbstorganisation im Rahmen der Regeln erforderlich.
  • Zentrale Entscheidungsmechanismen mit starren Grenzen lösen sich auf, wenn die relevanten Informationen und Prozessregeln transparent sind.
  • Kunden können dadurch flexiblere und ggf. konfigurierbare Leistungsangebote erhalten.

Trotz dieser globalen Wirkungen und Anforderungen darf natürlich nicht die “operative Facharbeit” in allen Bereichen in den Hintergrund treten, die geleistet werden muss, um die Lösung Schritt für Schritt zu erreichen.

Im Folgenden werden die wichtigsten relevanten Bereiche und Themen zusammengestellt, die im Rahmen des Change Managements zu berücksichtigen sind:

  • IT-Infrastruktur
    • IT-Strategie
    • Hardware-Komponenten
    • Applikations-“Landkarte”
    • Support und Benutzerunterstützung
  • Geschäftsprozesse
    • Organisationsstrategie
    • Geschäftsprozessmanagement
  • Qualitätsmanagement
    • Prozessqualitätsplanung
    • QM-Dokumentation
  • Datenstrukturen und Datenmanagement
    • Unternehmensdatenmodell
    • Datenbanken
    • Datenmigration und Datensynchronisation
    • Datenqualitätsmanagement
    • Wissensmanagement
  • Personalentwicklung
    • Personalentwicklung
    • Lern- und Schulungsstrategie
    • Coaching, u.a. zu den persönlichen Arbeitsmethoden
    • Motivation
  • Projektmanagement
    • Projektstrategie
    • Projektplanung und -steuerung
    • Projektdokumentation
    • Projektüberwachung / Projektabrechnung
    • Projektmarketing
    • Projekt-Reviews

Mit einem konsequenten, gezielten Change Management werden das Geschäftsmodell und die Geschäftsprozesse das Unternehmen in die Lage versetzen, dem Markt und den Kunden wettbewerbsfähige und flexible Leistungen anbieten zu können, die mit den heutigen Geschäftsprozessen nicht möglich sind. Die Digitalisierung, Vernetzung, Echtzeitfähigkeit, on-demand-Fähigkeit der Informationen und Prozesse sind Grundvoraussetzungen dazu.

 

IMOS – die Organisationsprofis und Change Manager

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