BÜRO 4.0 –
Aus Sicht der IT-Konsolidierung

Die Server-Virtualisierung, die Einführung von Storage-Systemen oder auch die Einführung von Thin-Clients haben enorme Konsolidierungseffekte und Einsparungen im Bereich der IT-Infrastruktur im Unternehmen ermöglicht. Energiekosten, Administrationskosten, Lizenzen und Hardwarekosten wurden signifikant gesenkt.

Auf der Seite der Anwendungssoftware und Software-Werkzeuge ist leider häufig ein gegenteiliger Trend zu erkennen. Mit immer mehr Applikationen mit exponentiell wachsenden Integrationsanstrengungen (z.B. Schnittstellen, Skripte, Kontrollanwendungen) wird häufig versucht, den wachsenden und flexibel wechselnden Funktionsanforderungen der IT-Benutzer gerecht zu werden.

Die Folgen sind letztlich fatal und kontraproduktiv für die Unternehmensstrategie hin zu einfacheren, flexibleren Geschäftsprozessen für mehr Kundenzufriedenheit und bessere Ressourcennutzung.

Das Fazit: Nur eine konsequente Strategie zur Konsolidierung der IT-Applikationen und der IT insgesamt unterstützt und flexibilisiert die Ausrichterung der IT am Geschäftsmodell des Unternehmens.

Als Grundlage für Ihre Überlegungen zur IT-Konsolidierung erstellen Sie eine “Landkarte” aller Ihrer Applikationen (mit Angabe der genutzten Hauptfunktionen) und dazu die Speicherorte/- arten der zugehörigen Daten.

Folgende Aspekte der IT-Konsolidierung sind relevant für Büro 4.0:

    • Administrative Geschäftsprozesse basieren häufig auf Dokumenten beliebiger Art (z.B. Mail, Brief, Telefonnotiz). Diese zunächst “unstrukturierten” Informationen müssen gleichwertig wie die “strukturierten” Informationen in den Prozessen genutzt werden können. Auf welche Art eine Information besteht und in welcher Form die Informationen kommuniziert werden, darf keinen Unterschied in der Prozessbearbeitung ausmachen (siehe hierzu auch Büro 4.0 – Aspekte: Technologie). Insofern sind alle Applikationen zur Bearbeitung von Dokumenten zu konsolidieren inkl. der Speicherung aller Dokumente.
      Wichtiger Hinweis: Büro 4.0 ist nicht gleichzusetzen mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Aber ein nicht zielorientiert eingeführtes DMS-System kann den Weg zu Büro 4.0 maßgeblich erschweren.

 

    • Für die Effizienz von administrativen Geschäftsprozessen ist es von sehr großem Vorteil, wenn die Bearbeitung von Dokumenten, die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern (ggf. extern und intern) in einem Schritt und in vollem Kontext aller relevanten Informationen erfolgen kann. Insofern führt eine Konsolidierung auf diese Weise zu einfachen, kompakten Geschäftsprozessen mit hoher Wirtschaftlichkeit.

 

  • Zur Datenqualität und Datenintegrität: Es ist leider häufig zu beobachten, dass Daten in den operativen Kernsystemen (z.B. ERP, WWS) unvollständig oder von nicht ausreichender Qualität sind, so dass ergänzende  oder andere Daten in weiteren Systemen (z.B. auch Excel-Tabellen) geführt werden. Das Ergebnis ist, dass die standardmäßigen Prozesse im Kernsystem nicht komplett und korrekt ihre Aufgabe erfüllen können und dadurch durch manuelle oder zusätzliche Prozesse/Prozessschritte ergänzt werden müssen.
    Der “ERP-Klassiker” als Beispiel hierzu: Unzureichend gepflegte Mindestbestände in Verbindung mit nicht zeitnahen Materialbuchungen blockieren die automatische Materialdisposition. In gleicher Form ist jede erforderliche Rückfrage wegen fehlender oder zweifelhafter Information ein Indiz für mangelhafte Datenqualität in einem administrativen Geschäftsprozess und führt dadurch zu Mehrkosten.
    Empirische Untersuchungen sprechen von durchschnittlich 3% an fehlerhaften Informationen in den Unternehmen (zum Vergleich: Im Bereich von Automobilzulieferern kann unter Umständen schon eine Fehlerrate von 0,01% zur Rückweisung einer Produktionscharge führen!).  Die Erhöhung der Datenqualität und Datenintegrität in administrativen Prozessen ist daher ein wesentlicher Beitrag zur Kostensenkung.

 

IMOS – die Organisationsprofis und IT-Konsolidierer

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