BÜRO 4.0 –
Aus Sicht von Kosten und Nutzen

Kosten-/Nutzen-Rechnungen werden immer komplexer,  je strategischer Entscheidungen und je immaterieller die Einflussfaktoren werden. Diese globale Phrase darf und muss nicht herhalten, wenn es um Kosten-/Nutzen-Betrachtungen zu Büro 4.0 geht. Es existieren sehr wohl handfeste Aspekte und Fakten, die zur Beurteilung und auch für die konkrete Festlegung von Büro 4.0 -Zielen herangezogen werden können. Entscheidend für alle Kosten-/Nutzen-Betrachtungen ist allerdings: Der Nutzen von Maßnahmen darf nicht einfach gerechnet werden, er muss durch aktive Veränderungen in der Organisation auch “realisiert” werden.

 

1.   Kosten/Nutzen aus der Prozessoptimierung

Maßnahmen und Effekte der Prozessoptimierung lassen sich dann leicht in Berechnungen zum return-on-invest (ROI) umsetzen und die Wirtschaftlichkeit nachweisen und realisieren, wenn es um die Reduktion von Bearbeitungszeiten, den Verzicht auf überflüssige Arbeitsschritte oder die Reduktion von Fehlerquellen geht.

Mit diesen “primären” Nutzenfaktoren gehen zusätzlich eine Reihe von “sekundären” Nutzfaktoren  einher, die materiell nicht sofort meßbar sind.

Solche Faktoren sind u.a.:

  • Schnellere Ergebnisse/Antworten für die Kunden, Lieferanten und Partner
  • Mehr Wissen der Mitarbeiter durch bessere Transparenz
  • Verringerung der psychischen Belastungen der Mitarbeiter
  • Kürzere Einarbeitungszeiten für zukünftige Mitarbeiter und höhere Personalflexibilität
  • Bessere Absicherung der Prozesse durch Vereinfachungen
  • Neue Motivation für Mitarbeiter und in Folge neue Innovationen für weitere Verbesserungen
  • Verbesserung der Kunden-/Lieferantenbeziehungen

2.   Kosten/Nutzen aus der Technologie

Die Neuausrichtung der Technologien für Büro 4.0 erfordern zunächst Investitionen, die für sich betrachtet nicht oder bedingt zu direktem Nutzen führen. Diese Investitionen deswegen nicht in hoher Priorität zu tätigen, hätte jedoch fatale Konsequenzen. Einerseits sind diese quasi als notwendige Renovierungs- oder Sanierungsarbeiten zu betrachten, um die bestehende IT- und Prozess-Infrastruktur fit zu machen für zukünftige Anforderungen. Andererseits wird damit erst die Grundlage geschaffen für die erheblichen Vorteile der darauf aufbauenden IT-Konsolidierung bzw. den damit möglichen weiteren Prozessoptimierungen.

3.   Kosten/Nutzen aus der integrierten Dokumentenbearbeitung, Kommunikation und Kollaboration

Es ist hinlänglich nachgewiesen, dass der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) erhebliche Zeit- und Kostenvorteile schafft und sich innerhalb kurzer Zeit amortisiert. Eine ausführliche Darstellung hierzu bleibt einem konkreten DMS-Projekt vorbehalten. Wir warnen mit Hinweis auf die Strategie Büro 4.0 für das digitale Büro davor, ein solches Software-System wiederum oder als zusätzliche Insellösung in die bestehende Anwendungslandschaft zu integrieren. Die dokumentenbasierten Prozesse sind im Gesamtkontext der Prozessoptimierung und der IT-Konsolidierung zu betrachten und zu lösen. Den Nutzen-“Hebel” dafür setzen wir aus eigenen Projekterfahrungen in nochmals derselben Höhe an wie den Nutzen des singulären DMS. Plakativ formuliert blockieren Sie die Hälfte des möglichen Nutzens, wenn nicht die ganzheitliche Betrachtung gewählt wird.

4.   Kosten/Nutzen aus der IT-Konsolidierung

Kosten/Nutzen-Faktoren aus IT-Konsolidierungsmaßnahmen werden in der Regel sofort wirksam und sind direkt bewertbar. Mit bzw. für unsere Lösung DOCUframe® ermitteln wir bereits in den vertrieblichen Vorgesprächen den erreichbaren “Konsolidierungsfaktor”: Dieser liegt häufig zwischen 5:1 und 10:1. Damit drücken wir aus, dass 5 bis 10 bestehende Software-Lösungen durch das zentrale DOCUframe© abgelöst und zusammengeführt werden. Dies bedeutet als sofortigen Nutzen und ausschließlich durch die Konsolidierung:

  • Nur einmaliger Administrationsaufwand.
  • Da teileweise für unterschiedliche Software-Systeme getrennte Server benötigt werden (auch virtualisierte Server), werden entsprechend weniger Server-Systeme und Server-Lizenzen benötigt.
  • Keine bzw. weniger Schnittstellen durch vollständige Integration.
  • Bessere Datenqualität durch konsolidierte Daten bei vollständiger Datenintegrität.
  • Zusammenführung aller Datenquellen in einer Datenbank.
  • Anwendungsvorteile durch Funktionsintegration (z.B. Suchmaschine).

Unberücksichtigt bleiben an dieser Stelle die Vorteile der Prozessoptimierung. Diese beispielhafte, aber realistische Darstellung spricht für sich.

5.   Kosten/Nutzen aus dem Change Management

Der Weg zu Büro 4.0 – dem digitalen Büro – führt zu tiefgreifenden Veränderungen der gesamten Arbeitssituation im Unternehmen mit dem Ziel, flexibler, mobiler, kundenorientierter Leistungen zu erbringen und die Wertschöpfung nachhaltig zu erhalten bzw. zu verbessern.

Kosten-/Nutzenbetrachtungen dieses Wandels im Unternehmen führen zwangsläufig zur Bewertung des Unternehmens insgesamt. An dieser Stelle muss der Hinweis auf die Untersuchung wiederholt werden, die eindeutig nachgewiesen hat, dass die Unternehmen erfolgreicher sind, die die Digitalisierung forcieren und vorantreiben. Wie detailliert man die Betrachtung der Unternehmensentwicklung in allen Facetten durchführt, kann an dieser Stelle nur jedem Beteiligten überlassen werden und weist nochmals auf den strategischen Charakter der Büro 4.0-Ausrichtung hin.

Das Fazit: BÜRO 4.0 steigert nachhaltig den Unternehmenswert

 

IMOS – die Organisationsprofis

Wir schaffen Dynamik für nachhaltigen Unternehmenserfolg.

 

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