BÜRO 4.0 –
Aus Sicht der Prozessoptimierung

Prozessoptimierung, kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP), sowie vielfältige Methoden mit letztlich denselben Zielen haben in Produktionsprozessen eine lange Tradition. Sowohl in den Prozessen selbst, aber auch in den Innovationen des Maschinenbaus, der Elektronik, Robotik usw. hat dies zu grundlegenden Veränderungen der Produktionstechnik geführt.

Über die Gründe, weshalb sich Prozessoptimierungen in vergleichbarem Ausmaß nicht auch in den administrativen Prozessen im selben Zeitraum entwickelt haben, kann lange und kontrovers diskutiert und/oder spekuliert werden. Fakt ist: Nicht-wertschöpfende Prozesse werden zunehmend von den Kunden nicht mehr finanziert. Unternehmen, die diesen Trend ignorieren, geraten zunehmend unter Druck.

Das Fazit: Administrative Prozesse müssen ihre Leistungen/Produkte zu wirtschaftlichen “Stückkosten” erbringen.

Dies bedeutet analog zur Produktion:

  • Die Durchlaufzeiten müssen verkürzt werden.
  • Das Prinzip “integrierte Sachbearbeitung” in Bearbeitungszentren ist konsequent umzusetzen, d.h. die Erledigung eines vollständigen Leistungsprozesses in einem Arbeitsgang.
  • Prozessorganisation in Form von Regelkreisen
  • Integriertes Qualitätsmanagement
  • Vereinfachung trotz Komplexität
  • Standardisierung/Reduktion der Methodenvielfalt
  • Dezentrale Entscheidungskompetenz durch transparentes Wissen
  • Automatisierung durch regelbasierte Prozesse
  • Wegfall/Reduktion von “Lagerbeständen” (an unbearbeiteten Vorgängen) durch Leistungserbringung on-demand, d. h. Echtzeitverarbeitung.
  • Kennzahlenermittlung für die administrativen Prozesse als Basis für das Qualitätsmanagement und weitere KVP-Prozesse.

Weitere Aspekte, die die Prozessoptimierung unterstützen oder begleiten sind, z.B.:

  • Ein integriertes Wissensmanagement ist ein zentraler Baustein, um Transparenz, Innovation und Weiterbildung im Unternehmen zu erreichen. Pragmatisch ist dies nur möglich, wenn jegliche Wissensdokumentationen spätestens mit dem Geschäftsprozess erledigt und sofort vollständig und korrekt archiviert ist. Jede spätere Dokumentation erweist sich in aller Regel als nicht machbar (Zusatzkosten und Zeit) oder als unvollständig (da aus eingeschränkter Sicht erstellt). Mit den aktuell verfügbaren Technologien können in konkreten Fällen auch mobile Endgeräte helfen, diese Ziele zu erreichen.
  • Arbeitsvorrat und Kapazitätsauslastung sollten auch für die administrativen Geschäftsprozesse bekannt und transparent sein, damit besser gesteuert werden kann, dass die richtige Leistung zum richtigen Zeitpunkt erbracht und “geliefert” werden kann. Dies fördert die Kundenzufriedenheit.
  • Durch ein qualifiziertes Dokumentenmanagement werden die Zeiten für das Suchen von Informationen und für den Zugriff auf Dokumente wesentlich reduziert. Derartige Investitionen amortisieren sich in kurzer Zeit. Dies ist gut und trotzdem für den Gesamtprozess nicht ausreichend. Wir haben Erfahrungen und Nachweise dafür, dass der weitaus größere Nutzen durch die Integration der Dokumente und deren Bearbeitung direkt in den Geschäftsprozessen entsteht. Mit einem “passiven” Archiv bleibt dieser Hauptnutzen jedoch dauerhaft nicht erschließbar. Aus diesem Grund setzt die IMOS primär auf die Prozessoptimierung. Die übrigen Vorteile des DMS entstehen quasi als “Kuppel-” oder “Abfall-“produkte.

IMOS – die Organisationsprofis und Prozessoptimierer

Bitte verfassen Sie einen Kommentar

Ihr Kommentar wird vor der Freischaltung von uns geprüft.