BÜRO 4.0 –
Aus Sicht der Technologie

Büro 4.0 ist eine interdisziplinäre Thematik. Sie beschäftigt sich mit immateriellen, vorwiegend von Menschen geführten Geschäftsprozessen und Leistungen. Insofern sind moderne Technologien, speziell IT-Technologien durch die Erfordernisse der Informationsverarbeitung zwar eine notwendige Voraussetzung, jedoch nicht im gleichen Ausmaß, wie dies bei Industrie 4.0 für die Produktionsprozesse und die Produktions- und Logistiktechnologien der Fall ist.

Gleichwohl gibt es bei Büro 4.0 Anforderungen an Technologien, die für viele Aufgaben und Funktionalitäten Voraussetzung sind.

Das Fazit: Der Weg zu BÜRO 4.0 führt über eine konsequente strategische Technologieausrichtung.

Die folgenden drei technologischen Aspekte zeigen wir beispielhaft auf:

  1. Schaffung einer gemeinsamen Datenbasis aller Informationen
  2. Integration statt Insellösungen
  3. Schaffung von Sensoren und Aktoren in den Prozessen

1.   Schaffung einer gemeinsamen Datenbasis aller Informationen

Die prozessrelevanten Informationen, die in adminstrativen Prozessen zu verarbeiten sind, gliedern sich in strukturierte Informationen und unstrukturierte Informationen.

Die strukturierten Informationen, die z. B. in Form von Datenbanktabellen, formatierten Datenlisten oder Dateien vorliegen, bilden durch einen eindeutigen Kontextbezug ein sofort auswertbares Wissen.

Die unstrukturierten Informationen liegen vorwiegend vor in Form von Dokumenten (z. B. Texte, PDF-Dateien, Bilder, Sprachnachrichten). Die vielfältigen Kontextbezüge der darin enthaltenen Informationen ergeben sich erst durch manuelle oder zum Teil auch automatisierbare Bearbeitung.

Um regelbasierte, automatisierte Geschäftsprozesse oder Teilprozesse umsetzen zu können, muss zunächst eine gemeinsame Datenbasis geschaffen werden. Diese soll alle für die Prozesse benötigten Informationen enthalten und mit definierten Methoden (z.B. Suchmaschine) auswertbar sein. Alle Informationen bzw. Dokumente müssen dazu über Verknüpfungen multipel allen relevanten Kontext-Objekten (z.B. Adressen, Personen, Vorgänge, Projekte, Produkte) zugeordnet sein. Auf diese Weise stehen zu jedem Wissenskontext alle entscheidenden Informationen zur Verfügung. Das unterstützt den Geschäftsprozess und ermöglicht eine regelbasierte und ggf. automatisierte Bearbeitung.

Geeignete Datentechnologien hierfür sind u. a. Objektdatenbanken, neuronale Netze oder in-Memory-Analysetechniken. Relationale Datenbanken sind hierfür traditionell weniger bis eher gar nicht geeignet.

Diese Darstellung zeigt selbstredend: Dezentrale Methoden der Datenspeicherung in unterschiedlichen Systemen und in vielfältig verteilten File-Verzeichnissen widersprechen einer effizienten Prozessunterstützung .

2.   Integration statt Insellösungen

In den Unternehmen haben sich im Laufe der Zeit und Entwicklung teilweise sehr differenzierte “Anwendungslandschaften” gebildet. Jede Anwendung verwendet in der Regel eine eigene Datenbasis. Auch Excel-Tabellen sind in diesem Sinne eigene “Anwendungsinseln” mit eigener Datenbasis.

Geschäftsprozesse im Unternehmen durchlaufen damit häufig mehrere Anwendungen mit entsprechenden Daten- und Medienbrüchen, sodass eine durchgängige Prozessbearbeitung nicht möglich ist. Hohe Bearbeitungszeiten sowie eine geringe Transparenz und Flexibilität sind die Folge.

Ziel der Digitialisierung in administrativen Geschäftsprozessen ist es daher, eine integrierte Anwendungsplattform zu schaffen, die alle Formen der Kommunikation (z.B. Mail, Brief, SMS, Telefon, Mitteilung) und der Kollaboration (gemeinsame Sicht und Bearbeitung von Vorgängen, Projekten etc.) enthält.

Auf diese Weise entsteht die technologische Voraussetzung für eine durchgängige, transparente Prozessabwicklung. Positiver Begleiteffekt ist eine deutliche Konsolidierung der IT-Infrastruktur durch eine geringere Anzahl an benötigten Komponenten.

3.   Schaffung von Sensoren und Aktoren in den Prozessen

Entscheidungs- oder Bearbeitungssituationen in administrativen Geschäftsprozessen – auf Basis von Status- oder Bearbeitungsinformationen – automatisch zu erkennen, ist derzeit kaum möglich, noch weniger in standardisierter Form.

Dies ist jedoch als standardisierte “Echtzeit-“Methode/Technologie zwingende Voraussetzung, um regelbasierte bzw. automatisch geregelten Prozessen ist realisieren zu können. Workflow-Technologien durchzusetzen scheitert aktuell noch häufig an den fehlenden sensorischen und/oder aktorischen Echtzeitinformationen aus den Prozessen bzw. den sie begleitenden Dokumenten. Diese Informationen müssen Schritt für Schritt – analog zu den Maschinenprotokollen in der Fertigung – aufgebaut werden, um die Prozesse nachvollziehen und analysieren zu können.

Diese drei grundlegenden, strategischen Aspekte sollten bei jeder Entscheidung über Methoden und Technologien für Geschäftsprozesse konsequent beachtet werden, wenn eine Effizienzsteigerung nachhaltig erreicht werden soll.

IMOS – die Organisationsprofis mit technologischer Strategie

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