Vorteile und Nutzen

10 Punkte, in denen sich DOCUframe® grundsätzlich von gängigen DMS-/Archivierungssystemen unterscheidet.

  1. DOCUframe® ist ein Prozessmanagementsystem auf Basis von Dokumenten.

    Dies bedeutet, Dokumente werden nicht einfach abgelegt um bei Bedarf gesucht und gefunden werden zu können, sondern: a Ein offenes Adressbeziehungsmanagement für alle Arten von Adressen  ordnet automatisch beim Erstellen, Bearbeiten und Empfangen von Dokumenten diese den Adressen und Ansprechpartnern zu. b Ein Dokument kann auf Grund seiner Inhalte und/oder Metadaten gesteuert und eskaliert werden, wenn der Bearbeiter/Benutzer nicht innerhalb von Fristen und Terminen auf das Dokument reagiert. c Alle Aktivitäten werden direkt beim Dokument festgehalten und sind damit für alle Beteiligten und Berechtigten transparent. d Dokumente können automatisiert wiederum definierte Aktionen/Prozesse/Workflows anstoßen und kommunizieren.

  2. Jedes Dokument (inkl. Anhänge) ist physikalisch in DOCUframe® immer nur einmal vorhanden.

    Dabei benutzt DOCUframe® bewusst nicht die Speicherung in Filesystemen mit getrennten Metadaten in einer SQL-Datenbank, sondern speichert alle Informationen in einer geschlossenen, objektorientierten Datenbank. Jeder Benutzer oder Beteiligte am Geschäftsprozess sieht immer dasselbe Dokument und kann ersehen, in welchem Bearbeitungszustand es sich befindet und mit welchen anderen Objekten es verknüpft ist.

  3. Verknüpfung mit beliebigen anderen Objekten

    Dokumente können generell im Ablauf der Geschäftsprozesse und im Laufe Ihres Lebenszyklus mit beliebig vielen anderen Objekten verknüpft werden, z. B. Vorgänge, Projekte, Produkte, freie Ordnungsstrukturen, persönliche Favoriten.

  4. Volltextindex und Volltextsuche

    Für alle Dokumente wird automatisch jeder erkennbare Textinhalt als Volltextindex gespeichert. Schnelle Suchalgorithmen finden die gesuchten Dokumente anhand von einzelnen Wörtern, Phrasen, auch mit Verwendung von Wildcards.

  5. Integration von Kommunikationssystemen

    Durch die vollständige Integration von Kommunikationssystemen wie E-Mail und Fax kann zu jedem Zeitpunkt jedes Dokument an Außenstehende kommuniziert werden. Übermittelt werden die Dokumente immer in den gängigen Formaten, so dass der Empfänger keine speziellen Programme zum Öffnen benötigt.

  6. Interne Kommunikation ohne Email

    Die interne Kommunikation von Dokumenten erfolgt ohne E-Mail, sondern durch direkten Transfer der Information zum Empfänger. Anmerkungen für den Empfänger sind ohne Veränderung des ursprünglichen Dokumentes möglich.

  7. Integrierte Termin- und Ressourcenverwaltung

    Neben der Verwaltung von Terminen für Personen können auch Ressourcen wie Räume, Autos und andere Gegenstände geplant und grafisch dargestellt werden.

  8. Dokumentenüberwachung und Eskalation

    Dokumente können mit Terminen verknüpft werden und umgekehrt. Damit können Sie auch ohne Nutzung der automatisierten Eskalationsfunktion Dokumente überwachen und in Wiedervorlage bringen.

  9. Steuer- und Rechtskonformität

    Kein Dokument geht verloren, Veränderungen von steuerrechtlich relevanten Dokumenten werden verhindert, jede Art von möglicher Veränderung wird unveränderlich protokolliert. Alle Vorschriften des GdPdU und der GoB werden erfüllt.

  10. Sicherheit hat Vorrang

    Ein mehrstufiges Rechtesystem, die objektorientierte Datenbank von DOCUframe® sowie weitere Schutzmechanismen schützen Ihre Dokumente und Daten vor unberechtigten Zugriffen. Ein Eindringen in die Datenbank wird selbst dann verhindert, wenn der Datendieb über eine DOCUframe® Version verfügen sollte. Dies ist z. B. bei der Nutzung von mobilen DOCUframe®– Datenbanken von Bedeutung.

Unser Fazit für den Einsatz von DOCUframe® in Ihrem Unternehmen:

Sie können sich auf die Arbeit an Ihren Geschäftsprozessen konzentrieren, der Herstellung und der Qualitätssicherung Ihrer Produkte und der Kommunikation mit Ihren Kunden, Lieferanten, Partnern und Kollegen. DOCUframe® nimmt Ihnen die lästigen Routinearbeiten im Zusammenhang mit Dokumenten ab, achtet für Sie auf die Einhaltung von Terminen und Fristen und schützt Ihre wertvollen Informationen. DOCUframe® hilft und unterstützt Sie bei der Beschleunigung und Verschlankung Ihrer Prozesse und spart Ihrem Unternehmen bares Geld.

Projekte mit DOCUframe® amortisieren sich in kürzester Zeit.

Es ist hinlänglich bekannt und nachgewiesen, dass die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wirtschaftlich und effizient ist. Dies ist uns aber nicht genug, denn der deutlich höhere Nutzen und Kostenvorteil entsteht dadurch, dass wir die Dokumente konsequent mit den damit verbundenen Geschäftsprozessen integrieren und alle Aktivitäten auf einer einzigen, konsolidierten Plattform abwickeln.

Genau hier schafft DOCUframe® mit seinem ganzheitlichen, pragmatischen Ansatz den entscheidenden Mehrwert.

Lassen Sie uns gemeinsam erarbeiten, in welcher Form DOCUframe® Ihrem Unternehmen konkrete Vorteile schafft.