Kategorie: Tipps für Mitarbeiter
Veröffentlicht am: 2. Mai 2015

Sieben Bürosünden

Nicht neu – aber immer noch aktuell

Die Büroarbeit im Jahre 2015 gleicht immer noch viel zu sehr der von längst vergangenen Zeiten. Das Fraunhoferinstitut IPA listete vor längerer Zeit bereits sieben Bürosünden auf, die leider immer wieder die Arbeitseffizienz belasten:

  1. Informationsüberfluss:
    Mehr Informationen in Form von E-Mails, Kopien, Memos, Berichten oder sonst etwas als der Kunde, die angegliederten Prozesse oder auch die aktuelle Prozessphase brauchen.
  2. Unnötiger Informationstransport:
    Bewegen von Dokumenten von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz, zwischen Verwaltung und Produktion. Durchlaufen von Autorisierungsketten. Ablage von Akten, die niemand braucht.
  3. Unnütze Wege:
    Bewegung von Mitarbeitern auf der Suche nach Dokumenten, auf dem Weg zu räumlich getrennt untergebrachten Kollegen. Hinterliche Bürogestaltung.
  4. Wartezeiten/Liegezeiten:
    Warten auf Entscheidungen von Vorgesetzten, die Rückgabe von Akten, die Auftragsweitergabe. Technische Anlaufzeiten von Bürogeräten.
  5. Nutzlose Tätigkeiten:
    Berichte und Protokolle, die niemand liest. Wiederholte manuelle Dateneingabe. Unnötige Vervielfältigung von Dokumenten.
  6. Nicht benötigte Bestände:
    Unterlagen abgeschlossener Projekte. Ungenutzte Arbeitsmittel und Datenbestände. Mehrfachablage.
  7. Fehler/Unklarheiten:
    Fehlerhafte Dateneingabe und Auskünfte. Unlesbare Faxe und Notizen. Unvollständige Spezifikationen.

Finden Sie sich oder Teile Ihrer Arbeit in zumindest einzelnen Punkten wieder? Dann nehmen Sie es bewusst zur Kenntnis und arbeiten Sie an der Beseitigung/Verbesserung. Oft sind es nur Kleinigkeiten, die geändert werden müssen. Viele Techniken, es zu verändern, sind bekannt – auch unser Beratungs- und Softwareangebot für DOCUframe® schafft Abhilfe:

  1. ausreichend Informationen für Prozessbeteiligte
  2. uneingeschränkter Zugriff auf alle berechtigte Dokumente
  3. digital von jedem Rechner aus
  4. mit geführten Entscheidungswegen
  5. ohne doppelte Speicherung, aber jedem Kontext zugeordnet
  6. Archivierung in den notwendigen Vorgängen, Projekten usw.
  7. vollständige Dokumentationen

Für mehr Informationen stehen wir Ihnen gern persönlich zur Verfügung!

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